Организация контроля исполнения документов в Министерстве финансов Калужской области

Организация контроля исполнения документов в Министерстве финансов Калужской области

Д В целях повышения эффективности управленческой деятельности и улучшения исполнительской дисциплины в Федеральной службе исполнения наказаний далее - ФСИН России приказываю: Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке организации и осуществления контроля за исполнительской дисциплиной в Федеральной службе исполнения наказаний далее - Инструкция. Начальникам управлений ФСИН России по федеральным округам, территориальных органов ФСИН России, учреждений и организаций, непосредственно им подчиненным, образовательных и научно-исследовательских учреждений: Контроль за исполнением Приказа оставляю за собой. Директор, государственный советник юстиции 1 класса Ю. Методическое руководство по организации и осуществлению контроля за своевременным и полным выполнением структурными подразделениями ФСИН России документов и поручений обеспечивается Организационно-инспекторским управлением и Аппаратом директора.

Бизнес-процессы для чайников

Организационная структура организации в части распределения полномочий между членами Совета директоров Наблюдательного совета , коллегиального исполнительного органа, определения полномочий единоличного исполнительного органа, полномочий, подотчетности и ответственности всех подразделений организации, работников должна соответствовать характеру и масштабам проводимых операций. Высшее руководство может делегировать часть функций в области внутреннего контроля руководителям и работникам соответствующих подразделений.

Для этих целей организация может но не обязана создавать специализированное подразделение например, подразделение по внутреннему контролю , в задачи которого может входить: Внутренний аудит играет важную роль в мониторинге системы внутреннего контроля, однако, не несет ответственности за построение СВК или поддержание ее эффективности. Как правило, подразделение внутреннего аудита административно подчиняется руководству организации, а функционально — Комитету по аудиту Совета директоров.

При этом подразделения внутреннего аудита и внутреннего контроля рекомендуется организационно разделять.

организации работы по контролю исполнения поручений в Минэкономразвития Письма руководителя и заместителей руководителя.

Такой подход к управлению давно используется в России и многим знаком. И если Вы работали в российских министерствах, ведомствах или управляющих компаниях крупных федеральных холдингов, то скорее всего встречали данную систему на практике. Управление по поручениям предельно просто и легко в использовании, его можно сравнить с автоматом Калашникова, и именно за данную простоту систему управления по поручениям любят и применяют в России множество управленцев.

Вертикальное управление, построенное по функциональному принципу, при этом основной проблемой функциональной структуры является отсутствие ориентации на клиента и сложность проведения внутренних изменений в компании. Признаком системы управления, построенной по функциональному признаку, является использование системы управления по поручениям, которая делает ответственным одного человека, остальные сотрудники подразделений, хоть и участвуют в исполнении поручения, не заинтересованы и спускают задачу на тормозах.

При этом ответственный за задачу не имеет власти над соисполнителями поручения, что приводит к тому, что ответственный либо договаривается на неформальных связях, либо старается исполнить его формально с привлечением минимального числа согласующих. Для тех, кто не в курсе как работает система управления по поручениям — описываю.

Может быть вариант, когда поручения формируются на совещании, и тогда в протоколе указывается перечень поставленных поручений, которые регистрируются, доводятся до исполнителей и ставятся на контроль. Если для выполнения поставленного поручения, необходимо участие представителей нескольких подразделений, то поручение назначается им всем, при этом один из руководителей назначается ответственным за исполнение данного поручения, и именно он должен представить результаты совместной работы.

Контроль исполнения – традиционный уклад и инновационный подход

Главные функции руководителя любого уровня — мотивация, делегирование и контроль — напрямую связаны с контролем исполнения поручений Загруженность руководителя, обрастание окружающего пространства стикерами с напоминаниями что-то и кого-то проконтролировать, постоянное ожидание того, что сроки выполнения части работ могут быть сорваны, — постоянный стресс, который можно устранить, внедрив контроль поручений. Всю деятельность организации можно рассматривать как совокупность задач, исполняемых персоналом.

И главные функции руководителя любого уровня напрямую связаны с контролем исполнения поручений. Поручение — это одна из форм управленческого воздействия, а контроль поручений — способ организации обратной связи от объекта управления. Поэтому, по мнению Евгения Кочурова, ИТ-аналитика компании , контроль желателен везде, где нужна обратная связь.

Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов занимавшегося вводом в систему регистрационно-контрольных карточек, ответственного за его исполнение в любой момент процесса; о выполнении работ по документам и о просроченных поручениях.

Системы контроля исполнения поручений - обзор Поток входящих документов теперь распределяется автоматически по видам, журналам регистрации и ответственным. Таким образом, решение исключает ручные операции на этом этапе. Регистрация документов также стала еще проще. Теперь, не открывая сам документ, делопроизводитель сверяет реквизиты в области предпросмотра РКК, при необходимости дозаполняет или корректирует их.

Также, автоматизировано создание поручений из протокола совещания. Секретарю нужно только заполнить протокол по заданному формату и нажать одну кнопку. Система сама создаст поручения, остается их проверить и отправить в работу. Основные нововведения связаны с доработкой специализированных интерфейсов, оптимизацией типовых действий пользователя, и дальнейшим повышением быстродействия системы. Находить любые объекты системы — документы, проекты, поручения, файлы стало проще благодаря унификации поисковых запросов.

Добавлены возможности по персонификации рабочей среды. Для руководителей, получающих ежедневно огромное число документов на рассмотрение, добавлена возможность одним нажатием сделать отметку об ознакомлении с поступившим запросом. Сотрудники раньше узнают о рассмотрении документа, у руководителей больше времени для содержательной работы.

Внедрение СЭД и мобильного рабочего места руководителя

В реализована универсальная технология выдачи и выполнения поручений задач , включая осуществление оперативного мониторинга и контроля работы исполнителей. Поддерживается работа с резолюциями к документу, а также с независимыми поручениями. Поручения могут быть контрольными либо без контроля выполнения. Для неконтрольных типовой процесс работы включает этапы создания и выполнения, для контрольных к ним добавляется этап мониторинга и оценки качества исполнения контроля.

руководителя Департамента внутреннего контроля Н.А. Xмылову. Генеральный . Владелец бизнес-процесса – должностное лицо, которое имеет в своем внедрение, исполнение и мониторинг эффективности контрольных процедур, а также плану работ и поручениям руководства Предприятия.

Действие настоящего Регламента не распространяется на поручения документы , содержащие сведения, отнесенные к государственной тайне. Координацию работы по повышению уровня исполнительской дисциплины в структурных подразделениях Минэкономразвития России далее - структурные подразделения обеспечивают заместители Министра непосредственно координирующие и контролирующие работу соответствующих структурных подразделений. Организацию работы по укреплению исполнительской дисциплины в структурных подразделениях обеспечивают заместители руководителей структурных подразделений, назначенные распоряжениями руководителей структурных подразделений ответственными за осуществление контроля исполнительской дисциплины в структурных подразделениях, а также руководители секретариатов заместителей Министра, непосредственно координирующих и контролирующих работу соответствующих структурных подразделений.

В Министерстве применяются следующие виды контроля: Поручения Правительства Российской Федерации, данные во исполнение поручений указаний Президента Российской Федерации. Поручения, содержащиеся в указах распоряжениях Президента Российской Федерации. Поручения Правительства Российской Федерации, данные во исполнение поручений, содержащихся в указах распоряжениях Президента Российской Федерации.

Поручения Председателя Правительства Российской Федерации, в том числе содержащиеся в протоколах совещаний, а также протоколах заседаний координационных органов, председателем которых является Председатель Правительства Российской Федерации. Поручения, содержащиеся в протоколах выписках из протоколов заседаний Президиума Правительства Российской Федерации и Правительства Российской Федерации. Поручения, содержащиеся в постановлениях распоряжениях Правительства Российской Федерации. Поручения Правительства Российской Федерации, данные во исполнение поручений, содержащихся в постановлениях распоряжениях Правительства Российской Федерации.

Делопроизводство

Это готовый процесс, модель которого определяет этапы работы Ролей с поручением: Интегрированная в систему Бизнес-студия позволяет настраивать Роли, права доступа и маршрут работы с поручением. Автор карточки — тот, кто создает карточку задания. Это может быть любой сотрудник, имеющий право на создание в системе контроля исполнения карточки персонального поручения.

Выдача и контроль исполнения поручений, организация взаимодействия поручений в разных разрезах; Контрольная панель руководителя по KPI компании о приближающихся сроках исполнения заданий; Контроль процесса определим потребности бизнеса, и затем специалисты подготовят для вас.

Контроль исполнения документов — организация работы Помещено в тему: Документооборот Один из важнейших этапов организации работы с документами — это проведение контроля исполнения документов. Чтобы способствовать повышению эффективности деятельности в целом, данную работу в той или иной форме необходимо проводить в любой организации. Кстати, контроль исполнения можно проводить только после прохождения этапа регистрации входящих документов.

Различают два основных направления проведения контроля: В данной статье будет рассмотрен порядок ведения работы по контролю за сроками исполнения документов, поскольку данное направление относится к сфере ответственности службы делопроизводства. В различных организациях эта служба может иметь различные наименования — управление делами, общий отдел, канцелярия и др. Основные этапы контрольной работы: Постановка на контроль документов В верхнем поле справа на документе проставляют отметку о контроле удобнее всего воспользоваться штампом, а также в эту отметку включить указание на конкретный срок исполнения.

Если документы имеют типовые сроки исполнения, то имеет смысл службе делопроизводства ставить такие документы на контроль уже в процессе регистрации и передавать на исполнение сразу непосредственно в структурные подразделения то есть минуя рассмотрение их руководством. Остальные документы ставят на контроль согласно указанному сроку в резолюции соответственно после рассмотрения их руководством , при этом из резолюции к документу должно быть понятно: Представить на подпись акт инвентаризации.

Разумеется, обычно такие документы службой делопроизводства на контроль не ставятся.

Создание эффективной системы контроля исполнения поручений

Объясняются правила формулирования резолюции и исчисления сроков. Предложены формы документов, в т. На многих предприятиях России, в особенности на тех, которые пережили в последние годы быстрый рост, наблюдается одна и та же проблема: Обычно от такой проблемы страдают компании новые, тогда как те организации, которые имеют еще советское прошлое, а также администрации муниципальных, региональных и федеральных органов власти достаточно эффективно используют опыт директивного управления, особенно популярного в нашей стране до перестройки.

Эта статья ставит своей главной целью именно перенос опыта в области контроля исполнения поручений руководящих работников на современные компании.

Конечно, с точки зрения бизнеса, морально-этическая сторона этого вопроса не должна разграничения контрольных функций между подразделениями и В первую очередь остановимся на элементах процесса и дадим Организация контроля исполнения документов и поручений.

Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот. Функции и эффективность ЭДО Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании.

Базовые функции ЭДО могут быть следующими: Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно. Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат: Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании: Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО.

Требования к системам электронного документооборота Система электронного документооборота СЭД — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость. Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам: СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации.

Их второе название — электронные архивы. СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам.

Управление ресурсами и задачами

Денис Левинский, директор департамента систем управления документами Подготовка к Совету директоров крупной компании — кропотливый и трудоемкий процесс. Чтобы топ-менеджеры оперативно получали необходимую информацию и был налажен контроль над исполнением поручений, требуются специализированные ИТ-решения. Заседания Советов директоров — достаточно регулярные мероприятия. Как правило, они проводятся не реже одного раза в квартал. В подготовку заседаний Совета директоров, как правило, входят сбор вопросов к обсуждению в том числе проекты решений , подготовка материалов по выбранным вопросам, формирование повестки дня, рассылка уведомлений и т.

Бизнес-процессы и электронные документы Контроль исполнения Автоматически формируемый список актуальных поручений позволяет сотруднику «Проект» Руководитель может изменять содержание поля « Описание задания», а в .. Так же реализована функция переноса контрольного срока.

Процессы офисного документооборота куда входят служебная переписка, переписка с внешними организациями и физическими лицами, организационно-распорядительная документация, контроль исполнительской дисциплины относят к обеспечивающим процессам, но значимость процессов документооборота от этого не снижается. Именно документооборот, его правильная и оптимальная организация и эффективная автоматизация во многом определяют качество работы организации в целом.

Наряду с этим формировались бумажные реестры приема-передачи документов. Уполномоченные сотрудники были вынуждены работать в двух системах, внутренние документы регистрировались несколько раз, не было единой базы документов и поручений, что делало процессы работы с документами и исполнения поручений непрозрачными и плохо управляемыми. Получение необходимой информации, доступ к документам были сопряжены с трудозатратами и временными задержками, так как доступ к имеющимся автоматизированным системам был только у уполномоченных лиц Управления делами и секретарей структурных подразделений.

Огромные потоки бумажных документов, отсутствие единой базы поручений затрудняли работу не только сотрудников Банка, но менеджеров высшего и среднего звена. Учитывая возросшие объемы документопотоков Банка, стало понятно, что такая организация офисного документооборота не удовлетворяет текущим потребностям Банка, современному уровню развития информационных технологий и не обеспечивает должный уровень внутреннего управления.

Необходимость создания единого документационного пространства стала очевидна. Кроме того, с целью унификации и повышения управляемости процессов документооборота, было принято решение о включении в единый контур документооборота с Центральным аппаратам 17 региональных территориальных банков. Учитывая предполагаемые объемы внедрения, помимо функциональных требований к системе предъявлялся целый ряд требований по быстродействию и нагрузочной способности, масштабируемости, простоте установки и администрирования.

Контрольные точки вместо бизнес-процессов. Исследование и моделирование бизнес-процессов компании

    Узнай, как мусор в"мозгах" мешает человеку больше зарабатывать, и что ты можешь сделать, чтобы ликвидировать его навсегда. Кликни здесь чтобы прочитать!